無駄な会議を効率化して生産性を高める方法【マコなり社長に学ぶ】

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会社の会議にウンザリしている人「ムダな会議が多くて辛い。とにかく時間が長いし、そもそも必要なの?っていう会議も多い。これじゃ残業が減らないよ。どうすれば会議を効率的にできますか?」

こういった疑問に答えます。

本記事の内容

  • 無駄な会議を効率化して生産性を高める方法【マコなり社長に学ぶ】

こんにちは、ヒデハルです。
一部上場企業で働く40代で、くわしいプロフィールはこちら。

サラリーマンのよくある悩みとして、「会議を効率化する方法がわからない…」という点があると思います。

巷にあるハウツーものを見ると、書いてあることが割とまちまち。効率的な会議とは?がわからないと、改善したくても自信がもてないですよね。

本記事はそんな人におすすめ。マコなり社長の動画にある「効率的な会議のやり方」をマネすればいいんですから。

マコなり社長といえば非効率が大嫌いで、社内にも効率的な会議を徹底させているそう。会社の業績も好調であり、説得力は充分です。

そこで今回は、その動画の内容を短くまとめて、あなたにも紹介します😌

無駄な会議を効率化して生産性を高める方法【マコなり社長に学ぶ】

マコなり社長によると、会議を効率化する方法は、以下のとおり。

会議を効率化する方法

  • その①:30分以内で終わらせる
  • その②:会議後のアクションを決める
  • その③:1人が考え抜いてからのぞむ
  • その④:資料をそのまま読みあげない
  • その⑤:会議以外でも決める

上記のとおり。
ではさっそく見ていきましょう。

その①:30分以内で終わらせる

会議って、基本1時間だと思ってませんか?

会議は「基本30分」を鉄のルールにしましょう。ムダ話をする余裕がなくなって、生産性があがります。

30分は短い?そんなことはありません。人は急かされてる状況でこそ力を発揮するものです。

その②:会議後のアクションを決める

会議でなんとなく方向性が見えてきたら、そこで会議を終えてませんか?で、後になって「あれ、あの仕事って誰がいつまでにやるんだっけ?」になってませんか?

会議はアクションプランを決めることがゴールです。行動しないと現実は変わらないわけですから。

会議が終わったときは、誰が、いつまでに、なにをするのか、を必ず文章で残しましょう。

できればその場で「タスク管理ツール」などに書いたほうがいいですね。おすすめのツールはトレロ。
» 「トレロ」を見てみる

その③:1人が考え抜いてからのぞむ

なんとなく会議のためだけに人を集めていませんか?

最高に効率の良い会議をするためには、議題をもってくる人が、何を聞かれても答えられるレベルで、考え抜いてこないといけません。

会議とは、誰かが真剣に考えた提案を持ってきて、それに対して抜けもれや勘違いがないかを見ていく場ですから。

そうじゃないと、全員が考えている議論の前提条件や論点がそろうまでに時間がかかりすぎて、とても30分では終わりません。

議題を持ってくる人がやるべきこと

  • 現時点では何がベストなのか、自分の意思を示す
  • 反論を想定しておく

上記の2つは絶対にやりましょう。

ただし、絶対に否定されない完璧なロジックを作ろうと頑張りすぎないこと。そんなのは存在しませんから。

議論も突き詰めると、最後に残るのは「私はこれがやりたい」という価値観のみ。最後は論理ではなく意思です。

あなたが何かを提案するときは、反論を全て想定して、これ以上は自分の価値観しかない、というところまで詰めてからのぞみましょう。

その④:資料をそのまま読みあげない

文字に書いてあって、読めばわかることをわざわざ読み上げてませんか?

こういう人は、会議っぽいことをやっていれば、それが仕事だと勘違いしています。文字を読み上げるのはやめましょう。

その代わり、会議の最初に2分間、資料に目を通す時間を作りましょう。

資料は事前に目を通すべきか?

目を通さなくてよいです。事前に目を通せというのは、会議に参加する全員にTODOを与えてしまいます。みんなやることあって忙しいのに。

むしろ事前に資料を読むのは禁止にするほうが効率がいい、と思ってるほど。

で、冒頭で読み込む時間が終わったら、あとは議論したいトピックごとに進めていきましょう。

「この件に関して何か疑問や意見はありませんか?」と司会の人が聞いていき、なければどんどん進んでいく。これが最も効率的!

その⑤:会議以外でも決める

意思決定は会議のみ、なんて思い込んでませんか?「今日の会議はもう時間がないから、来週の会議で決めよう」なんて言ってませんか?

意思決定は、会議以外でもできるし、やるべきです。

会社における最短最速の意思プロセスとは、一読してパッと理解できて疑問もない、そんな提案を文章で作って、それを意思決定責任者に送って「それで!」と言われること。

責任者にOKさえもらえれば、みんなが集まる会議など必要ありません。

もちろん顔を合わせて、お互いの理解を確認しながら進めることは必要です。なので、人と直接話す会議がダメとはいいません。

でもそれは日々の仕事の中で、5分でも時間をもらって意見交換したり、ランチ中に話したりもできます。

決めるのはみんなが集まる定例会議のみってしちゃうと、意思決定が週や月単位に、、、それじゃ遅い!意思決定は早ければ早いほどいいんです。

例えば、毎朝10分のショートミーティングをやって、なるべくそこで決めるとかもおすすめ。

新人でもできる意思決定を最速で進める方法

「会社全体の取り組みなんて自分には…」と思うかもしれません。そこで、新人社員でもできる意思決定を最速で進める方法を紹介します。

それは「2割共有」で、手順は以下の2つ。

  • 手順①:完成度20%の提案を文章で作る
  • 手順②:上司にフィードバックをもらう

まずは、完成度20%の提案を文章で作りましょう。完璧な資料で一発OKが理想、と先ほど言いましたが、それができるのは百戦錬磨の人だけ。

大体の人が最初からずれた提案にムダに時間を使ってしまいます。

そうならないように、とにかく早くフィードバックをもらうことを意識しましょう。2割共有では、どんな問題をどう解決したいのか、それさえ簡潔にわかればOK。

次に、上司にフィードバックをもらいましょう。まず2割で共有することから始めて、何度かフィードバックをもらって、これはイケるなという感じが出てきたら、上司にこう言いましょう。

「これ、関係者全員に伝えて進めてもいいですか?」

その上司が良いと言ってるわけなので、ほぼ確実にOKをもらえます。こうすることで、次の定例会議を待たずに仕事を前に進められます。

会議でしか決められないという思い込みは捨てて、すばやく共有し決断していきましょう。

まとめ:無駄な会議を効率化して生産性を高める方法【マコなり社長に学ぶ】

おさらいします。

会議を効率化する方法

  • その①:30分以内で終わらせる
  • その②:会議後のアクションを決める
  • その③:1人が考え抜いてからのぞむ
  • その④:資料をそのまま読みあげない
  • その⑤:会議以外でも決める

もちろん、本記事を読んだだけでは何も変わりません。少しずつでいいので行動に移しましょう。

「会議の効率化 → 生産性の大幅アップ」ですから。

ちなみに私は、その④「資料を読み上げない」を職場に広めようと奮闘中。読み上げる人、ホント多いんですよね。涙

今回紹介したマコなり社長の動画はこちらです↓
» 無能な人の会議のやり方

仕事の効率化として、以下もあわせてどうぞ。今回紹介した「2割共有」の話も6番目に登場します↓
» 仕事を効率化する方法10選【マコなり社長YouTubeから学ぶ】

参考になれば幸いです😌

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