【生産性向上】残業を減らす方法10コを年収1000万の私が解説

Overtime WORK

残業を減らしたい人「毎日残業づけで、しんどい…。なんとか残業を減らして、定時で帰れるようにしたいんですが、どうすればいいでしょう?残業を減らす方法を教えて下さい。」

こういった疑問に答えます。

本記事の内容

  • 【生産性向上】残業を減らす方法10コを年収1000万の私が解説

毎日残業ばかりだとツライですよね。

夜遅くまで残業してると、メンタルは病むし、体だって壊しちゃう。自分のやりたいことだってできやしない…。

実は私も、20代30代はずっと残業づけの毎日だったので、残業がいかにダメか?はよーくわかります。
» 参考:残業が当たり前になっちゃダメ。年収1000万の私がそう思う訳は?

でも私の場合、40歳を過ぎたとき「このまま残業におぼれる毎日じゃいかん!」と心に決め、いかに残業を減らすか?を試行錯誤したんですよね。

その結果、今ではほぼ毎日、定時で帰れるようになりました。

そんな「残業を減らす方法」をあなたも試してみたいと思いませんか?

思いますよね。だって定時で帰れば、心身を整えることもできるし、自分のやりたいこともできますからね。

そこで今回は、残業づけの毎日から抜け出したいあなたに向けて、残業を減らす方法を10コ紹介したいと思います。

本記事を読めば、あなたの残業を減らす一助になるでしょう。

【生産性向上】残業を減らす方法10コを年収1000万の私が解説

結論を先に言うと、
残業を減らす方法とは以下の10コです。

  1. 締め切りを設定する
  2. 優先順位を判断する
  3. シングルタスクをする
  4. 自動化・マニュアル化
  5. 便利ツールを使う
  6. 他者の協力を得る
  7. 2割共有をする
  8. ブランク資料を作る
  9. 会議の生産性を高める
  10. イシューから始める

上記のとおり。

まず残業を減らすには、「生産性を上げること」が大切です。両者は同義といっても過言ではありません。

もちろん、人員を増やしたり、外注したりして、一人あたりの仕事量を減らすことも、残業を減らす対策にはなりえるでしょう。

だけどそれは、いち個人でコントロールできないし、人を雇うコストは増えてて根本解決になってません。

よって本記事では、残業を減らすために、いかに生産性を上げるか? という視点で、効果的な方法10コを紹介します。

では順に見ていきましょう。

残業を減らす方法①:締め切りを設定する

締め切りがあれば、緊張感が出て、おのずと生産性も上がります。

精神論っぽいですが、締め切り前だと集中力がハンパなく上がった、という経験は誰しもあるんじゃないでしょうか?

いわゆる火事場のクソ力ってやつです。

残業を減らすには、締め切りを設定しましょう。

残業を減らす方法②:優先順位を判断する

目の前の仕事を手当たり次第にやるんじゃなく、優先順位の高いものから着手しましょう。

仕事は無くなることはないし、無限に湧き出てきます。あれもこれもと手をつけていれば、そりゃ定時で終わるわけはありません…。

ビジネス本の名著『7つの習慣』に登場する時間管理マトリクスでいえば、優先的に手をつけるべきは、上段に位置する仕事です。

下段に位置する優先度の低いものは、「やらない」という判断もしていくべき。

残業を減らすには、優先順位を判断しましょう。

残業を減らす方法③:シングルタスクをする

やりかけた仕事が終わってないのに、気分転換にと次の仕事に手をつけて、その途中でまた別の仕事をつまみ食いをして、、また最初の仕事に戻る…。

そんな仕事のやり方(マルチタスク)をすると、仕事の生産性は落ちちゃいます。

仕事のスイッチングによって、脳に負担がかかるからです。

1つの仕事をやりかけたら、集中して一気に終わらせた方が生産性を上げれます。

そのためには、
・仕事の途中で、メールを見ない
・電話やメールの通知をオフする
など、集中力を阻害しないような工夫も大切です。

残業を減らすには、シングルタスクをしましょう。

残業を減らす方法④:自動化・マニュアル化

例えば、エクセルで手入力していた作業を、VBAでマクロ化(=自動化)すれば、生産性を上げれます。

また仕事をマニュアル化しておけば、あなたが忙しくなったとき、別の人にその仕事を頼むことが可能です。

その人に完全に移譲する(=仕事を減らせる)ことだってできますよね?

残業を減らすには、自動化・マニュアル化をしましょう。

残業を減らす方法⑤:便利ツールを使う

便利ツールを使えば、PCでの作業効率を上げて、生産性を高めることができます。

便利ツールは、以下の記事で紹介しているので、詳しくはそちらをご覧ください。

▼Skitch、Google日本語入力
・仕事を効率化する方法10選【マコなり社長YouTubeから学ぶ】
▼Magnet
・おすすめアプリ「Magnet」の使い方|ウィンドウ整理に超便利!
▼Alfred
・Macの神ランチャーアプリ『Alfred4』の基本的な使い方・設定
▼Trello
・Trello(トレロ)の使い方【タスク管理のおすすめアプリ】
▼Zoom
・Zoomの使い方

残業を減らすには、便利ツールを使いましょう。

残業を減らす方法⑥:他者の協力を得る

なんでもかんでも自分でやろうとしすぎて、結果、遅くまで残業してませんか?

先輩に質問したり、同僚に仕事をお願いしたりは申し訳ない…と思う人もいれば、「自分だけでやれる!」と変にプライドが高い人もいるでしょう。

ですけど、その結果、生産性を落としちゃ意味がありません。

あなたに割り振られた仕事は、あなたが責任者ということであって、あなた一人でやりなさい、ということではないはずです。

また自分一人で仕事ができると考えるのは、責任感というより、むしろ「おごり」といえるでしょう。

あなたが苦手な部分は、得意な人に助言を求めたり、時には分担してもらったりして、生産性を上げることが大切です。

残業を減らすには、他者の協力を得ましょう。

残業を減らす方法⑦:2割共有をする

2割共有とは、仕事が2割できたところで、上司に共有して、フィードバックをもらうという方法です。

株式会社divの社員が実践している方法で、マコなり社長がYouTubeで何度もおすすめしています。

仕事が遅く、残業する人の特徴は、仕事を全部やり終えた時点で上司に見せ、
「こんなんじゃダメ」
「期待していたのと全然違う」
とダメ出しをされ、やり直しに膨大な時間をかけてしまうことです。

このような手戻りを防ぐために、仕事全体の2割が出来た時点で、上司にフィードバックをもらいましょう。

そうすれば、早い段階で軌道修正ができ、生産性を上げれます。

より詳しくは、仕事を効率化する方法10選【マコなり社長YouTubeから学ぶ】をご覧ください。

残業を減らすには、2割共有をしましょう。

残業を減らす方法⑧:ブランク資料を作る

資料作成は個人の生産性に大きな差がでるところ。時間をかけすぎちゃって後悔した経験、あなたにもあるでしょう。

おすすめなのは、「ブランク資料」を作ること。アウトプットイメージをもって資料を作るという方法です。

大手コンサルティング会社、マッキンゼーでのベーシックスキル。

ブランク資料の作り方としては、まず全体の目次を作り、次に各ページごとに中見出しを作ります。そして中見出しに沿って、出来上がりの資料イメージを作ります。

この時点ではまだ情報収集を始めていないので、資料に具体的な数字は記入されていません。それが、「ブランク(=空)資料」と呼ばれる理由です。

できあがったブランク資料は上司や顧客と共有し、完成メージを確認します。

で、情報収集や分析はここから始めるんです。

上記のプロセスをすることで、不要な情報収集に時間を使うことや仕事の手戻りを防ぐことができ、生産性を上げれます。

アウトプットイメージを最初につめるという観点では、先ほどの「2割共有」と一緒ですね。

残業を減らすには、ブランク資料を作りましょう。

おすすめ本の紹介

ブランク資料を作るというのは、マッキンゼーで人材育成マネージャーを12年務めた伊賀泰代氏よる書籍『生産性』から学んだものです。

残業を減らすには、一読をおすすめします。

残業を減らす方法⑨:会議の生産性を高める

ダラダラと続く長い会議も、残業が増える典型的な要因。あなたにも経験あるでしょう。

ただし単に会議を短くすればいいわけではありません。会議で大事なのは、会議の生産性を高めることです。

生産性=得られた成果 ÷ 投入した資源」なので、会議の生産性を高めるとは、
1)得られた成果を大きくする(分子↑)
2)会議の時間を短くする(分母↓)
のいずれかです。

例えば新製品のコンセプトを決める会議では、質の高い会議とそうでない会議の成果の差は、10倍とか100倍といったレベルで異なってくるので、会議時間を短くするより、成果をできるだけ高くする方が大切。

そこを理解したうえで、会議の生産性を高める方法を2つほど紹介します。

1人が考え抜いてから望む(分子↑)

司会者が「何か良い案はないですか?」と問い、ポツポツと出てくる発言者からのアイデアを担当者がホワイトボードに書いていくみたいな会議では、とても大きな成果は出せません。

そうではなく、議題をもってくる人が何を聞かれても答えられるレベルで考え抜いてから会議に望みましょう。

それに対して抜け漏れや勘違いがないかをチェックする方が、成果は大きくなります。

資料を読み上げない(分母↓)

資料を用意した人がその資料を読み上げるのをやめましょう。会議の最初に2分間、各人が資料に目を通す時間を作ればいいんです。

10分かけて発表者の説明を聞くのに比べ、生産性は5倍も高くなります。

このように、残業を減らすには、会議の生産性を高めましょう。

他にも会議の生産性を上げる方法があります

株式会社divのマコなり社長がおすすめする方法は、無駄な会議を効率化して生産性を高める方法【マコなり社長に学ぶ】にまとめているのでご覧下さい。

また、先ほど紹介した書籍『生産性』では、本記事で紹介した内容に加え、上級編もあって、とても参考になります。残業を減らすには、一読する価値は多いにあり!

音声読書のオーディオブックの方がよければ、audiobook.jpでおすすめのビジネス本5選【オーディオブック】をご覧ください。

残業を減らす方法⑩:イシューから始める

残業を減らす方法の最後は、イシューから始めることです。これは、「問題の起点」を正しく理解するってことです。

長時間労働の解くべき課題とは、「仕事の生産性を向上させること」であることは、先にお伝えしたとおり。

この課題を正しく認識し、今回お伝えする10コの施策によって生産性を上げれば、結果として残業も減らせます。

しかし解くべき課題を「長時間の残業を減らすこと」に設定してしまうと、解決方法は、
・ノー残業デーの設定
・会議時間に上限を設定
で終わってしまうでしょう。

生産性が変わらないのに、単に労働時間を減らすだけだど、一体どうなるでしょうか?

チームのアウトプットは低下し、売上が下がります。結果として、あなたの収入も下がります…。それはあなたも組織も望む姿ではないはずです。

このように、問題解決において最も重要なポイントは、「何が問題なのか」という起点を正しく理解することです。

解くべき課題=イシューを取り違えると、どれほど対策に時間と労力をかけたとしても、正しい解にはたどりつけません。

あなたの仕事1つ1つにおいてもイシューから始めることを意識して下さい。そうすれば生産性は上がり、残業を減らせます。

残業を減らすには、イシューから始めましょう!

おすすめ本の紹介

イシューから始めるというのは、ヤフーでCSOを務める安宅和人氏による書籍『イシューから始めよ』から学んだものです。

残業を減らすには、一読をおすすめします。

以上、残業を減らす方法10コでした。

まとめ:【生産性向上】残業を減らす方法10コを年収1000万の私が解説

おさらいします。

残業を減らす方法10選

  1. 締め切りを設定する
  2. 優先順位を判断する
  3. シングルタスクをする
  4. 自動化・マニュアル化
  5. 便利ツールを使う
  6. 他者の協力を得る
  7. 2割共有をする
  8. ブランク資料を作る
  9. 会議の生産性を高める
  10. イシューから始める

いかがだったでしょうか?

くりかえしですけど、残業ばかりだとメンタルは病むし、体は壊すし、自分のやりたいこともできませんよね?
» 参考:残業が当たり前になっちゃダメ。年収1000万の私がそう思う訳は?

残業を減らして定時で帰宅できるように、本記事で紹介した方法をぜひ試してみて下さい。

いきなり10コ全部を実践しなくても、できそうなところから1つ2つと増やしていけばいいと思います。

本記事が、残業で悩むあなたにとって、少しでもお役にたてれば幸いです。

最後に、文中で紹介した2冊のうち、特におすすめの1冊『生産性』のリンクを貼っておきますので、よければ手にとってみて下さい。

最後までありがとうございました。

参考【まとめ】生産性の高い働き方・会社に頼らず個人で稼ぐ働き方

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