残業を当たり前にしちゃダメ。残業のデメリットと減らす方法10個

WORK

残業漬けのサラリーマン「毎日残業漬けでしんどい。でもサラリーマンなら残業なんて当たり前ですよね。だから毎日長時間労働してるんですけど。ひょっとして私の考えっておかしいんでしょうか?」

こういった疑問に答えます。

本記事の内容

本記事を書いてる私は、大手メーカーに勤める40代。
昔は残業漬けで、今は残業ゼロで働いてます。

そんな私の実経験から言うと、結論、残業はゼロにすべきでして、残業を当たり前にしちゃいけません。

でないと、あなたに待っているのは、暗い未来だけですよ。
それでもいいんでしょうか?

「ちょっと待って、それは困る!」という方は、引き続き本編をご覧ください。残業が減らない理由や、残業のデメリット、そして、残業を減らす方法を具体的に解説しましたので。

ちょっと長めの文章ですが、本記事を読めば、残業漬けの毎日から抜け出すきっかけになるはずです。

残業が減らない理由とは?

そもそもなぜ残業が減らないのでしょうか? その理由は以下3つのいずれかにあてはまると思います。

  • 理由①:妙な達成感に浸ってる
  • 理由②:残業代をあてにしてる
  • 理由③:思考停止モードになってる

ちょっとキビシイ意見ですがご容赦ください。※恥ずかしながら、昔の私は3つ全てにあてはまってました…

理由①:妙な達成感に浸ってる

あなたはこんな働き方をしてませんか?

朝からメール処理やら、トラブル処理やらで大忙し。打ち合わせにあちこち顔を出し、気がつけば、もう定時。「まだまだこれからっしょ!」と、当たり前のように仕事を継続。

疲れたころに夜食をほうばり、さらにもうひとふんばり。会社を出る頃には、外は真っ暗。

電車に乗り込み、ふ〜っと息をはきながら、「こんな遅くまで残業して、よく頑張ってるなオレ!」的な達成感にひたる。

これ、一種の中毒です。

なので、残業で疲れていてもなんか気持ちよーくなってしまう。そして翌日もまた同じ働き方を繰り返す。

このように、残業が減らない理由は「妙な達成感に浸ってるから」です。

理由②:残業代をあてにしてる

残業すればするほど残業代が増えて、毎月の収入は増える。そしてあなたはその残業代をあてにしている。ある意味で、会社とWin-Winの関係。

だからいくら残業でツラくても、現状を変えようとしないんですよね?

残業をあてにするのはこんな人

結婚して、子供の養育費や家のローン返済でアップアップの人なんかが代表例。家族のためにオレは頑張ってるぜ的な人。

あるいは変にプライドの高い人もそうです。年収○○○万を稼ぐことで、自分は勝ち組だと思いたい人。でもその年収の多くは残業代であって、それを差し引けばフツーの年収なのに…。

このように残業が減らない理由は、ツライといいながら、たっぷりもらえる残業代をあてにしてるからです。

理由③:思考停止モードになってる

日本人って、まわりに合わせるの好きですよね。同調圧力に弱いともいえるでしょう。

ですから職場の人が遅くまで残業してれば、最初は驚くもののすぐに順応します。あ、これが当たり前なんだと。そのうち新人に対しても、当たり前のように残業を強いるようになったりする…。

こうなると、残業が減るわけありませんよね? だって残業がおかしいと思ってないわけですから。

となれば、毎日指示された仕事を黙々とこなすだけ。自らの意思なんて無し。

このように、残業が減らない理由は「思考停止モードに陥ってるから」です。

残業のデメリットとは?

ここまでは、残業が減らない理由を分析してみました。
昔の私もそうだったので、気持ちはわかります。

とはいえ、残業が当たり前になっちゃダメ! 残業漬けになると、以下のデメリットがあるからです。

  • デメリット①:万一のとき転職しづらい
  • デメリット②:家族との時間が減る
  • デメリット③:健康を害する

デメリット①:万一のとき転職しづらい

今やリストラも珍しくない時代です。でも労働市場(人材市場)で評価の高い人になっていれば、万が一のときにも転職しやすくなります。

では一体、労働市場で評価の高い人というのはどんな人を指すのでしょうか?
それは「生産性の高い人」です。

対して残業漬けの人は、労働市場においてどう評価されるでしょうか?

いうまでもなく評価は低い。なぜなら「残業漬けの人=生産性の低い人」ですから。これでは万一のときに転職がしづらくなってしまいます。

このように、残業のデメリットとは、万一のときに転職しづらくなることです。

デメリット②:家族との時間が減る

あなたが結婚してるなら、残業漬けになると奥さんと過ごす時間が減りますよね。なかには、奥さんと顔を合わせるのは休日だけなんて人もいるかもしれません…。でもそれがあなたの望んだ結婚生活なんでしょうか?

小さいお子さんがいるなら、残業漬けだと育児を奥さんに任せっきりになるでしょう。けれど、育児は精神的にも肉体的に大変ですから、奥さんの負担は相当なもの。「育児うつ」にだってなりかねません。

あなただって、子供と過ごす時間が減ってしまいます。マイナビのアンケートによると、子育てで後悔するランキングの第二位は、「子供との時間をもてなかったこと」なんですよ。あなたは大丈夫ですか? 子供の成長なんてあっという間ですよ。

このように残業のデメリットとは、家族と過ごす時間が減ることです。

デメリット③:健康を害する

残業漬けになると、健康を害します。
例えば睡眠時間が減ると、以下のような影響が生じます(※参照元)。

  • 血圧の上昇
  • 慢性疾患のリスク増大
  • 感染症にかかるリスク増加

また残業漬けになると、運動不足になって筋肉も衰えてくるでしょう。筋肉量が減ると新陳代謝が悪くなり、疲れやすくなってきます。

食事面も不安です。残業ばかりだと夜食が増え、ジャンクフードを食べる機会も増えてくるでしょう。また残業のストレスをはらそうと、どか食いしたりお酒の量が増えたりとか。

運動不足でカロリー消費が減ってるにもかかわらず、そんな食事をすればまちがいなく太ります。

お腹ポッコリのメタボになると見た目が悪くなるだけでなく、以下のようなリスクが生じるってご存知ですか?(※参照元

  • 呼吸器疾患
  • 動脈硬化
  • 糖尿病
  • 高血圧
  • 痛風

このように、残業のデメリットとは健康を害することです。

残業を減らす方法とは?

ここまで、残業が減らない理由と残業のデメリットをお話してきました。
いかがでしょうか?

もしも「ヤバイ、、残業が当たり前になっちゃダメだ!」と思ったなら、以降の残業を減らす方法を試してみてください。

残業を減らすために必要なことは?

ひとことで言うと、仕事の生産性を上げれば、残業は減らせます。

この考え方自体には異論はないはず。

ではこの生産性ってなんでしょうか?
それは以下の式で表せます。

上記のとおりで、生産性は「成果物」と、その成果物を獲得するために「投入された資源量」の比率として表されます。

分子には売上や付加価値額、分母には資金や時間、労働者数などさまざまな数字が入ります。

さて、生産性を定義できたなら、生産性の上げ方もおわかりですよね?

生産性を上げる方法は2つで、ひとつは成果(分子)を大きくすること、もうひとつが、投入資源量(分母)を少なくすることです。

生産性を上げる施策10個

上記をふまえた上で、残業を減らす(=生産性を上げる)施策は以下の10個です。

  1. 締め切りを設ける
  2. 重要案件からやる
  3. シングルタスク
  4. マニュアル化
  5. 便利ツールを使う
  6. 2割共有をする
  7. ブランク資料を作る
  8. 資料は説明しない
  9. 他者の協力を得る
  10. ストップウォッチを使う

上記は、テクノロジー教育事業を経営するマコなり社長(@mako_yukinari)の仕事術や、一流コンサルタント会社マッキンゼーの仕事術を参考にしてるので、信頼性に足るはずです。

残業を減らす方法①:締め切りを設ける

締め切りを設けた方が、残業を減らせます。
集中力が上がって、短い時間で業務をこなせるからです。

先ほどの生産性の式でいえば、投入資源量(分母)を小さくできるってこと。

集中力なんてあいまいだな〜と思われたかもですが、実はこれ、パーキンソンの法則として広く知られた事実です。

パーキンソンの法則とは?

例えば本来は1日で終わる仕事であっても、3日くらいかけてもいいやと思った瞬間に、結果としても3日かかる。このように、仕事の量は与えられた時間を全て満たすまで膨張する。しかも1日かけた時と、3日かけた時とで、成果に差は無し…。

あなたにも身に覚えがあるはず。

というわけで、残業を減らすには仕事には締め切りを設け、緊張感をもってやりましょう。

残業を減らす方法②:重要案件からやる

仕事は重要度の高いものからやること。
そして重要度の低いものは大胆に割り切ってしまうこと。
そうすれば、残業を減らせます。

ビジネス本の名著『7つの習慣』に登場する時間管理マトリクスをご覧ください。

あなたは普段、上図の③を優先的にやってませんか? もしそうなら、それが残業が減らない理由かと。

優先的にやるべきは、①や②です。
重要なものからやれば、得られる成果(式の分子)も大きくなって、生産性が上がるから。

それに、もし重要案件が終わって定時になったなら、残った仕事(=重要じゃない仕事)は明日やる(orやらない)といった判断もできますし。

全てをやる必要なんてない

重要なものからやる。誰でもアタマではわかってるけど、実際にそうするのは難しい。この原因は、上司に言われた仕事は、全て言われたとおりにやらねばならないと思ってるから。

なので、やれば終わる仕事(=重要度の低い仕事)から手をつけ始めてしまうわけです。

明日からは「全てをやる必要なんてない。重要な仕事だけ終わっていればいい」と思いましょう。そうすれば、難しくても重要な仕事に最初に手をつけることができるはず。

というわけで、残業を減らすには、重要案件からとりかかりましょう。

残業を減らす方法③:シングルタスクをする

ひとつの仕事にやりかけたら、それを終わらせてから次の仕事にとりかかる。そういうシングルタスクの方が、仕事の効率が上がって残業を減らせます。

仕事を途中で切り替えるマルチタスクって、一見カッコ良くみえて、実は非効率です。仕事を切り替える度に、脳に負担がかかり、集中力が落ちるから。

先ほど重要度の高いものから着手するとお伝えしましたが、その仕事が終わるまでは、余計なことには目をくれず、やりきりましょう。

メールを安易に見ない

シングルタスクを妨害する代表例がメールです。
ひと休憩のつもりでメールをチラ見する → 気になる → 返信する → 相手先から電話がかかる → 対応に追われる、、など。

これではせっかくの集中モードが台無しです。

今やってる仕事が終わるまで、あるいは切りのいいところまでは、メールを安易に見ないようにしましょう。まちがっても、メール受信をポップアップ表示させたりしないこと。自ら生産性を落としてるようなものですよ。

残業を減らすには、シングルタスクにしましょう。

残業を減らす方法④:自動化・マニュアル化

単純作業を自動化したり、属人化した作業をマニュアル化したりすれば、残業を減らせます。

自動化の例でいえば、エクセルで手入力していた作業を、VBAでマクロ化するのはテッパン。場合によっては有料のツールを導入するのもありでしょう。

マニュアル化の例でいえば、あなただけが知っている作業をマニュアル化しておけば、他の人にその仕事をひき渡すこともできますよね?

残業を減らすには、自動化やマニュアル化を進めましょう。

残業を減らす方法⑤:便利ツールを使う

便利ツールを使えば、作業効率を上げれて、残業を減らせます。

チャットの導入

同僚や他部門とのやりとりに、電話を使ってませんか?電話だと、相手が電話に出られずかけ直したりなど非効率です。またあなたに電話がかかってくれば、作業が中断し集中力も低下します。

また複数人で軽く相談をするときは、電子メールだとレスポンスが悪くて非効率。

代わりにチャットを使いましょう。今なら便利なのが沢山あるんですから。例えば、SlackやSkype、Teamsなど。

オンライン会議の導入

リモートワークが普及した今、まさか全ての打ち合わせを対人でやってませんよね? 打ち合わせ場所を確保したり、移動したりの時間がムダですよ。

代わりにオンライン会議をしましょう。例えば、ZoomやSkype、Teamsを使ったりして。

PCアプリを活用

仕事時間の多くはPCを使った作業ですから、PCの作業効率を上げていきましょう。PCでの便利ツール(というか必須ツール)は以下の記事で紹介してるので、ぜひ活用してください。

残業を減らすには、便利ツールを活用しましょう。

残業を減らす方法⑥:他者の協力を得る

まわりの人に協力してもらえば、残業を減らせます。

もしかして、なんでもかんでも自分でやろうとしてませんか?

まわりに仕事をお願いするのは申し訳ないと遠慮したり、あるいは「自分だけでやれる!」みたいなプライドを持ったりして…。

でもそれこそが残業の原因でしょう。

自分一人で仕事をする(できる)と考えるのは、責任感というよりむしろ「おごり」。フリーランスじゃないので、会社の仕事は仲間と連携して進めるべきです。

あなたが苦手な部分は、得意な人に助言を求めたり、時には分担してもらったりしましょう。またあなたしかできない仕事であれば、後輩に任すことで、成長の場を与えれます。

その方が職場の生産性が上がって会社にプラス。おまけにあなたの残業も減って一挙両得。

残業を減らすには、他者の協力を得ましょう。

残業を減らす方法⑦:2割共有をする

2割共有をすれば、残業を減らせます。

あなたはこんな働き方をしてませんか?

ある仕事を長い時間かけて一心不乱に取り組む。遂に完成した時点で初めて上司に見せ、「期待していたのと全然違う」とダメ出しをされる。そしてやり直しに膨大な時間をかける…。これじゃ残業は減りませんよね。

そんな手戻りを防ぐには、「2割共有」をしましょう。

2割共有とは、仕事が2割できたところで上司に共有し、フィードバックをもらうという方法。早い段階で軌道修正ができ、生産性を上げれるのがメリットです。

2割共有の提唱者は、株式会社divのマコなり社長。詳しくは、仕事を効率化する方法10選【マコなり社長YouTubeから学ぶ】にまとめてますので、そちらをご覧ください。

残業を減らすには、2割共有を実践しましょう。

残業を減らす方法⑧:ブランク資料を作る

ブランク資料を作れば、残業を減らせます。

これは先ほどお話した2割共有の「資料作成版」。

資料作成は個人の生産性に大きな差がでるところです。ものすごい時間をかけて資料を作ったものの、上司や顧客に見せたら、「全然ダメ」と一蹴され、やり直しに膨大な時間を費やした…。そんな経験ありませんか?

やり直しを防ぎつつ評価の高い資料を作るには、「ブランク資料」を作りましょう。

ブランク資料とは「アウトプットイメージ」をもって資料を作るという方法で、大手コンサルティング会社マッキンゼーのベーシックスキルです。

ブランク資料の作り方

まず全体の目次を作り、次に各ページごとに中見出しを作ります。そして中見出しに沿って、出来あがりの資料イメージを作ります。

この時点ではまだ情報収集を始めていないので、資料に具体的な数字は記入されていません。それが「ブランク(=空)資料」と呼ばれる理由です。

できあがったブランク資料は上司や顧客と共有し、完成メージを確認します。情報収集や分析はここから始めるのがミソ。

このプロセスを行えば、不要な情報収集に時間を使うことや仕事の手戻りを防ぎ、生産性を上げれます。

ブランク資料は一流コンサルティング会社マッキンゼーの手法でして、詳しく知りたい方はこちらの本をご覧ください。

残業を減らすには、ブランク資料を作りましょう。

残業を減らす方法⑨:会議の生産性を高める

更新中。

以上、残業を減らす方法10コでした。